GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :
- Lance, examine, traite et suit les actions liées à l'administration des activités de la section/unité en matière de ressources humaines, par exemple le recrutement de personnel et de consultants, l'affectation, la promotion, la mutation, l'évaluation des performances, l'examen de la classification des emplois, la cessation de service des membres du personnel, la formation, etc.
- Il répond aux demandes de renseignements et fournit des informations et des conseils aux membres du personnel concernant leurs droits, les procédures administratives, les processus et les pratiques, les conditions de service, les tâches et les responsabilités, ainsi que les droits prévus par le règlement du personnel et le statut des fonctionnaires.
- Supervise la tenue des dossiers d'avis de vacance de poste et suit l'état d'avancement des avis de vacance de poste. - Contrôler le tableau des effectifs et préparer les données statistiques et les graphiques pertinents.
LE BUDGET ET LES FINANCES :
- Participe à la préparation et à l'examen des propositions/exigences en matière de ressources financières et humaines.
- Consolide le budget/programme de travail en ce qui concerne le budget du siège, les fonds fiduciaires, les subventions et les achats, l'approvisionnement.
- Rédiger des propositions de financement de programmes et des rapports finaux.
- Contrôle les dépenses et les compare au budget approuvé ; prépare les ajustements nécessaires.
- Assister le superviseur, le cas échéant, dans l'élaboration des besoins en ressources pour les présentations budgétaires.
- Aider à la préparation des présentations sur l'exécution du budget et à la finalisation des rapports sur l'exécution du budget, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
- Assurer la coordination avec d'autres membres du personnel chargé des finances et du budget sur des questions connexes lors de la préparation des rapports budgétaires.
ADMINISTRATION GÉNÉRALE :
- Rédiger une correspondance de routine pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, d'audit financier et de personnel.
- Assurer une coordination étroite avec les sections/unités de service et entretenir des contacts fréquents avec les membres de l'équipe interne de la mission sur le terrain.
- Effectuer d'autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple, programme de voyage opérationnel ; suivi des comptes et des paiements aux fournisseurs et aux vacataires pour les services ; planification des locaux ; identification des besoins en matière d'information et de communication ; gestion des ressources humaines ; gestion des ressources humaines), l'aménagement de l'espace physique, l'identification des besoins en matière de bureautique et la maintenance des équipements, des logiciels et des systèmes, l'organisation et la coordination de séminaires et de conférences et des systèmes ; organisation et coordination de séminaires, de conférences et de traductions). - Il peut être chargé d'orienter, de former et de superviser le travail d'agents des services généraux moins expérimentés.
ADMINISTRATION DES CONTRATS :
- Aider à l'administration quotidienne des contrats entre la section/l'unité et les contractants externes pour les services externalisés.
- Vérifier les factures des contractants par rapport aux biens et services fournis par le contractant, le cas échéant.
- Traite le paiement des factures des contractants et assure le suivi des paiements.
- Préparer et traiter tous les formulaires et autorisations pour le personnel contractuel et professionnel de l'unité, de la section ou du service, y compris : les laissez-passer des Nations unies, les laissez-passer de propriété, les permis de stationnement des Nations unies, l'accès par carte magnétique et les clés de porte.
- Effectuer d'autres tâches, selon les besoins.