Duties and Responsibilities
Sous la direction du Chef de Projet, l'Associé au projet sera chargé de
Fournir un soutien administratif/back-office de l’Expert Principal, notamment :
- Faciliter la passation des marchés ;
- Faire le suivi financier et administratif des activités et des dépenses ;
- Faciliter la communication et l’organisation des activités de sensibilisation, les communiqués de presse, les notes d'information projet/PNUD/gouvernement, traductions, etc. ;
- Assurer la liaison avec le bureau de pays du PNUD et le GPMTSU (Unité mondiale de gestion de projet et de soutien technique) pour faciliter l'établissement de rapports et la conformité financiers, ainsi que la conformité des achats du PNUD.
Appui à la gestionÂ
- Fournir un soutien pour toutes les exigences financières et administratives du projet, en particulier celles liées au financement et à la comptabilité du projet ;
- Aider à garantir que le projet est exécuté en temps opportun et de manière appropriée ;
- Aider ou soutenir pour faciliter et guider le travail de l'équipe nationale ;
- Gérer les échéanciers de paiement.
- Aider aux activités liées au projet, y compris la planification de réunions, de consultations locales et nationales, de voyages et d'autres activités liées au projet ;
- Veiller à ce que tous les voyages nationaux et internationaux soient organisés sans problème ;
- Documenter et partager les comptes rendus des réunions, des décisions, des actions, etc. ;
- Soutien au suivi et à l'évaluation du projet au niveau national, y compris les évaluations d'ateliers ;
- Toute autre tâche assignée par l'expert financier principal (chef de projet), qui est directement pertinente au projet.
Surveillance Financière
- Soutenir la gestion du budget du projet et soutenir la supervision des procédures et activités de passation des marchés et de comptabilité, en collaboration avec le bureau pays du PNUD et le GPMTSU ;
- Veiller à ce que les ressources financières soient décaissées à temps aux partenaires de mise en œuvre ;
- Tenir les registres des dépenses et participer aux rapports financiers.
Administration et logistiqueÂ
- Élaborer des calculs pour l'élaboration du plan de travail/budget annuel ;
- Gérer tous les processus d'approvisionnement, demandes et bons de commande requis, en garantissant le respect des règles et réglementations du PNUD ;
- Tenir à jour un inventaire des actifs/équipements et soutenir la remise des équipements à la clôture du projet ;
- S'assurer que le système d'approbation Quantum est mis en place au bureau national du projet ;
- Gérer toutes les questions logistiques pour organiser l'atelier de démarrage, les ateliers de consultation et toute réunion selon les besoins ;
- Mettre régulièrement à jour le plan d'approvisionnement et la liste de contacts ;
- Gérer tous les arrangements de voyage pour les voyages/missions nationaux et les participants aux ateliers au niveau national ;
- Gérer toutes les procédures de voyage des participants aux ateliers mondiaux et régionaux et autres réunions internationales, en veillant à ce que tous les visas, autorisations de sécurité et billets d'avion nécessaires soient obtenus en temps opportun, et que les confirmations/modifications des modalités de voyage soient immédiatement communiquées au GPMTSU.
Responsabilités de supervision/gestion
- L'Associé au projet sera sous la supervision directe de l’Expert Principal, Chef de Projet.
Le titulaire exécutera tout autres tâches jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau et de l'Organisation.
Arrangement Institutionnel
L'Associé au projet sera sous la supervision de l’Expert Principal, Chef de Projet, en collaboration avec le Coordonnateur National du Projet. Le PNUD aura droit à la propriété intellectuelle et à d'autres droits de propriété sur tous les matériaux ayant un rapport direct avec le projet.
Competencies
Core
Achieve Results:
LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline
Think Innovatively:
LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements
Learn Continuously:
LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback
Adapt with Agility:
LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible
Act with Determination:Â
LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident
Engage and Partner:
LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships
Enable Diversity and Inclusion:
LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination
Cross-Functional & Technical competenciesÂ
Thematic Area
Name
Définition
Gestion des affaires
Communication
- Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant à l'écrit qu'à l’oral ; à adapter les messages et à choisir les méthodes de communication en fonction du public visé et d’audience
- Capacité à gérer les communications internes et externes, par le biais des médias, des médias sociaux et d'autres canaux appropriés.
Administration et opérations
Politique et procédures en matière de voyages
- Politique et procédures en matière de voyages - Interprétation de la politique en matière de voyages, du statut du personnel, des circulaires administratives, du règlement financier et des règles relatives aux questions liées aux voyages ; gestion et suivi des demandes de dérogation aux normes d'hébergement ; établissement de rapports à l'intention des Nations unies.
Gestion des affaires
Gestion des affaires
- Capacité à planifier, organiser, hiérarchiser et contrôler les ressources, les procédures et les protocoles pour atteindre des objectifs spécifiques.
- Aptitude démontrée dans la réflexion analytique
Communications
Rédaction et edition
- Excellentes capacités d'organisation, de rédaction et de rapportage ;
Finance
Accounting (General)
- Connaissance des concepts, principes, cadres, normes, réglementations, politiques et tendances comptables, et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques.
Procurement
Marchés publics
- La capacité d'acquérir des biens, des services ou des travaux auprès d'une source extérieure.
Général (toutes fonctions confondues)
Gestion de projet
- Capacité à planifier, organiser et contrôler les ressources, les procédures et les protocoles pour atteindre des objectifs spécifiques