Sous la supervision directe du Grant Finance Manager, l'archiviste est amené à mettre en place un système d'archivage moderne physique et numérique.

• Diagnostiquer la situation actuelle de l'archivage de AP RCA
• Proposer un système d'archivage mixte (physique et numérique) et de conservation des documents qui réponde au besoin de l'organisation et minimiser les risques (perte, destruction, vol, confidentialité, etc.)
• Recevoir à la fin de chaque mois toutes les pièces et documents comptables et procéder à la vérification de l'authenticité, l'exactitude et assurer que la liasse comptable est complète avant tout classement
• Procéder à la numérisation de toutes les pièces comptables et documents nécessaires
• Etiqueter les classeurs des pièces et documents comptables
• Mettre en archive les classeurs des pièces et documents comptables (en faisant ressortir clairement les endroits où il y aurait des manquants par un post-it par exemple)
• Rechercher les documents éventuellement manquants et en dresser la liste (liste des documents manquants)
• Aider à préparer les audits sur base de la liste extraite du grand livre {dans la recherche des pièces comptables)
• Mettre à disposition les pièces comptables et tous autres documents demandés par tout autre personnel ou tout autre projet et faire signer une décharge si la pièce devra être déplacée hors des archives
• Mettre en place un traitement archivistique : reconditionner et décrire le contenu des dossiers en élaborant des instruments de recherche afin qu'on puisse les retrouver facilement
• S'assurer que l'accès du local d'archivage et des placards de conservation sont strictement interdit à tout outre personnel et que l'environnement de stockage est en bon état.
• Veiller à ce que le stockage des documents d'archives soit conforme aux exigences du bailleurs et de l'institution.
• Organiser une vérification mensuelle des archives existantes et développer une liste de document manquant.
• Effectuer toute autre tâche demandée par la hiérarchie dans le cadre de ses fonctions.