Titre du poste
Concern Worldwide - Chargé.e (Finance Officer)
Responsabilités
- Assurer le respect des Procédures comptables et financières et de la conformité
- Apporter un support à la base pour des aspects financiers (point focal finance zone Mobaye).
- Effectuer des Paiements et vérification des espèces en caisse
Assurer la bonne gestion des livres de compte (caisse et banque) en s'assurant que toutes les entrées sont correctes et avec une documentation complète
S'assurer de la présence et de l'exactitude de la documentation justificative et des autorisations nécessaires avant tout traitement des demandes de paiement selon la procédure de Concern Worldwide
Faire une revue de la comptabilité, en particulier le code budgétaire de tous les paiements pour s'assurer des bonnes allocations selon le plan comptable de Concern S'assurer que les livres comptables sont régulièrement mis à jour et que la réconciliation des livres de caisse est effectuée de façon régulière
- Travailler en étroite collaboration avec toutes les équipes (Logistique Ressource Humaines, administration et programmes) pour s'assurer de l'exactitude des données et respect de procédures
- Participe à la préparation des rapports internes et externes financiers dans les delais prévus;
- Consolider, réviser et suivre les prévisions en fonds (Cash forecast) établies au niveau de la base de Mobaye, afin de mieux supporter les activités de programmes et autres besoins en finances;
- Orienter le personnel de la Finance (nouveaux et anciens) sur les procédures de gestion financière
- Procéder à la vérification des espèces en caisse à la fin de chaque semaine et obligatoirement à la fin de chaque mois
- Signer conjointement avec l'AC le formulaire approprié et faire rapport au CFM de toute différence éventuelle.
S'assurer que la gestion de caisse respecte les procédures de Concern Worldwide; Enregistrer toutes les transactions journalières conformément aux pieces comptables
Effectuer une réconciliation journalière et que la caisse est remise dans le coffre-fort à la fin de la journée ;
S'assurer que toutes les factures sont approuvées et justifiées dans le délai requis S'assurer que tous les « Payment Vouchers » et « Receipt Vouchers » soient correctement complétés pour toute dépense de caisse
S'assurer que toutes les documentations nécessaires pour les paiements des factures soient correctement autorisées et sont agrafées à chaque Payment Voucher.
S'assurer du paiement, de l'enregistrement et de la clôture des «floats » dans le delai (faire le suivi chaque semaine des délais des floats à travers les mails auprès des detenteurs de float)
Veiller au respect des seuils de procédures internes pour les paiements en cash ou par la banque.
Vérifier avant chaque paiement que tous les justificatifs sont présents et validés Effectuer les paiements en cash sur base des documents validés par les responsables budgétaires appropriés, y compris les avances sur salaire validées par l'AC
Vérifier chaque fois la disponibilité de la liquidité de la base et informer le coordonnateur de zone pour la demande d'approvisionnement
- Former et accompagner le personnel sur les pratiques financières et l'utilisation des outils de gestion financière.
- Assurer un support technique aux équipes du projet concernant la gestion financière et l'analyse des Donors Management account.
- Assurer l'archivage des factures et autres documents comptables , Assurer que les documents justificatifs de tous paiements sont rangés de manière ordonnée et sécurisée, et qu'ils sont transmis à la coordination mensuellement ou avant selon les occasions de voyage sur Bangui (S'informer régulièrement aupres de l'AC des mouvement sur Bangui) Participer dans la préparation des audits et veiller au mouvement des documents
- Assurer que les formulaires usuels finance (demande de paiement, demande de float, demande, de perdiem) sont disponibles pour tout usage.