Assurer la tenue des registres comptables pour le sous-bureau

Vérifier et compléter les allocations budgétaires conformement

• Effectuer un contrôle systématique des avances de caisse (lettrées et non lettrées).
• Préparer mensuellement les journaux comptables en intégrant les recommandations de la coordination et en réalisant les mises à jour nécessaires.
• Apporter les modifications comptables requises, telles que les réaffectations.

• Garantir une bonne tenue de la caisse et du coffre, ainsi que la sécurisation des fonds.
• Contrôler régulièrement les inventaires de caisse et de coffre.
• Préparer les bons de paiement en respectant les procédures établies.
• Compiler et transmettre le prévisionnel de trésorerie à la coordination dans les délais impartis.
• Gérer les flux de trésorerie entre le sous-bureau et la coordination, en assurant un approvisionnement adéquat.
• Vérifier le règlement des échéances contractuelles et répartir les charges associées.

Initier et traiter les paiements sur la base de pièces justificatives complétes et légitimes, en respectant les seuils d'autorisation.

• Effectuer une vérification physique des pièces justificatives
• S'assurer que les dossiers d'achat sont complets et conformes aux procédures établies.

• Compiler les documents comptables mensuels et les transmettre à la coordination.
• Garantir une utilisation appropriée des formulaires par le personnel sur le terrain.
• Assurer l'archivage physique et électronique, en veillant à la sécurisation des documents comptables.
• Préparer les pièces comptables nécessaires pour les audits.

• Sous la supervision du HR Manager de la coordination, les responsabilités incluent :
• Mettre à jour mensuellement le suivi des contrats et partager les informations avec le HR Manager.
• Assurer le suivi des congés des membres du personnel de la sous-base.
• Archiver les dossiers du personnel de manière organisée et sécurisée.
• Distribuer les bulletins de paie aux employés à la fin de chaque mois.
• Suivre le remplissage des feuilles de temps (TimeSheet) mensuelles et les transférer au HR Manager.

• Informer le HR Manager des irrégularités afin de permettre la mise en place de mesures correctives.
• Mettre à disposition des employés les politiques et procédures relatives aux ressources humaines.
• Maintenir une bonne collaboration et communication avec les institutions étatiques locales.
• Superviser les agents d'entretien pour garantir la propreté et le bon état des locaux.
• Assurer les déclarations et paiements des taxes et cotisations aux organismes compétents.

• Assurer l'intérim des fonctions financières et RH des autres bases de DCA en cas de besoin.
• Élaborer des rapports hebdomadaires, mensuels et circonstanciés selon les exigences.
• Collaborer avec les collègues et les soutenir dans les questions liées à son domaine d'expertise.
• Informer _ses superviseurs des observations pertinentes et des domaines nécessitant des améliorations .