Expertise France recherche, pour superviser la gestion administrative, logistique et financière de son bureau mutualisé à Bangui (BM), un(e) Responsable Administratif(ve) et Financière (RAF)

Placé sous l’autorité du/de la Directeur(rice) de Programme à Bangui, il/elle s’assure de la bonne mobilisation des services support (administratif, logistique, financier) du bureau mutualisé en appui aux projets mis en œuvre en RCA, en lien avec le/la Directeur(rice) de Programme et les équipes projet.

Il/elle est garant(e) du respect des règles de l’Agence dans la gestion administrative, financière, logistique, administrative et RH des activités relatives aux projets et au fonctionnement du BM.

Les principales missions confiées au/à la Responsable Administratif(ve) et Financière sont les suivantes :

1.       Management

• Assure le recrutement et encadre l’activité des membres de son équipe composée de collaborateurs nationaux en charge des fonctions administrative, financière et logistique (5-6 pax + 2 chauffeurs).
• S’assure de la bonne adéquation des ressources aux besoins en étroite collaboration avec le/la Directeur(rice) de Programme ; procède, le cas échéant, à des ajustements de l’organigramme en concertation avec le directeur de programme et les projets concernés
• Accompagne le développement des compétences des membres de son équipe, notamment à travers des formations aux procédures internes de l’agence en étroite collaboration avec les services concernés ;
• Précise les rôles et responsabilité des membres de son équipe et leur articulation avec les équipes projet, met en place les procédures et les outils nécessaires pour encadrer le travail des collaborateurs
• Prépare et conduit les entretiens professionnels annuels et fixe les objectifs individuels des collaborateurs placés sous son autorité directe (chefs de projets, RAF.) ;
• Fait un suivi des problématiques RH au sein du bureau ; est le point focal du Cabinet de Portage dans la gestion au quotidien des contrats des collaborateurs et leur évolution;

2.       Gestion financière

• Supervise la trésorerie et la comptabilité des projets et du bureau mutualisé ;
• S’assure que l’information financière et comptable est conforme aux exigences d’Expertise France et des bailleurs de fonds ;
• Consolide le suivi budgétaire et prévisionnel des projets en lien avec les différentes échéances opérationnelles et financières de l’agence (Points mensuels et revues trimestrielles, clôtures, audits, rapports financiers, etc.), en collaboration étroite avec les équipes projet et conformément aux règles du bailleur et aux procédures de l’Agence ;
• Participe aux réunions de pilotage opérationnel et financier des projets ;
• s’assure de la bonne traduction en prévisionnels financiers des engagements opérationnels et des plans d’action ;
• S’assure que les dépenses des projets sont conformes au budget de chaque projet et à chaque accord de subvention de projet et informe le(s) gestionnaire(s) de projet concerné(s) si nécessaire ;
• Conseille les équipes projets sur les procédures et les temps impartis d’activités du projet relatives à des achats de biens et de services ou de travaux ;
• S’assure de la mise à jour mensuelle de la répartition des coûts mutualisés (Clé De Répartition) la valide et l’envoie trimestriellement au service concerné (après validation du DP) ;
• S’assure que la situation de trésorerie de la mission est saine et que les prévisions de trésorerie sont effectuées en temps opportun ;
• Gère le compte bancaire d’EF en RCA, et effectue un suivi des transferts financiers depuis le siège vers le terrain (paiement des prestataires et abondement de la tréso) ; supervise la gestion de la caisse terrain ;
• Est responsable des exercices de clôture comptable et des références budgétaires agence ainsi que de la planification, de la mise en œuvre et du suivi des audits des projets en lien avec le siège ;

3.       Mise en place et gestion du Bureau Mutualisé, appui logistique

 S’assure du bon équipement du bureau, de son entretien, de la maintenance de ses équipements (Générateur, climatiseurs, imprimantes, VSAT, etc.) et du bon approvisionnement en fournitures et en matériels consommables (diesel pour le générateur, fournitures de bureau, toner, etc.) ;

• S’assure du paiement des contrats de fourniture et des abonnements (eau, électricité, internet, etc.) ainsi que des assurances (bureau + véhicules) ;
• Assure l’aménagement des espaces, en concertation avec le directeur de programme et les équipes projet ; Procède au et supervise le lancement de travaux d’aménagement et de sécurisation, mise aux normes, etc. ;
• Supervise la bonne utilisation des véhicules en accord avec les règles de l’agence et dans le respect des règles de sécurité. S’assure de leur bon entretien ;
• Est garant de leur bonne répartition entre les projets sur la base des besoins exprimés et d’un plan de mouvement mis à jour en continu ;
• S’assure de la bonne mobilisation de ses services à l’organisation d’activités requérant un appui logistique (déplacement d’experts, location de salles, organisation d’évènementiels, etc.) ;

4.       Passation de marchés et subventions

En lien étroit avec le département des affaires juridiques au siège et le Chargé logistique / achats, assure la planification, le pilotage et le suivi de la mise en œuvre du plan de passation de marché des projets, en lien avec les chefs de projet ;

• Met en place les procédures d’achat et de subvention au sein du bureau et supervise leur bon respect en lien avec les attributions du siège et du terrain (formulation de la demande, définition du cahier des charges, validation des fonds disponibles, choix et lancement de la procédure, choix du prestataire / subventionnaire, validation, contractualisation) ;