Principales responsabilités et tâches

Coordination et soutien

• Participer activement à la définition et à la mise à jour de la planification et des budgets annuels des projets, en définissant des stratégies et en fournissant des conseils au chef de mission pour traduire les besoins identifiés en matière de logistique, d'approvisionnement et de TIC en objectifs, priorités et ressources nécessaires à la mission
• Est responsable du suivi de la mise en œuvre des activités de logistique, d'approvisionnement et de TIC dans la mission (construction et réhabilitation, stockage et fourniture de matériel non médical et médical, gestion de la flotte et transport, eau et assainissement, véhicules et moteurs, équipements/installations et infrastructures, règles de sécurité (mise en œuvre et application, TIC, biens, etc.)
• Assurer le respect des normes, protocoles et procédures d'INTERSOS, dans l'ensemble de la mission et conformément aux exigences des donateurs, y compris en matière d'approvisionnement. Rendre compte au chef de mission de l'élaboration des programmes en cours et proposer des stratégies de réorientation au besoin
• Est chargé d'assurer la référence technique et le soutien pour toutes les questions de logistique, d'approvisionnement et de TIC dans la mission, de fournir un encadrement au personnel logistique et de représenter INTERSOS lors de réunions avec les autorités, d'autres ONG et les réseaux de coordination pour les questions techniques et logistiques
• Assurer la production de SOP au niveau de la mission (si nécessaire) pour les besoins logistiques

Gestion de l'information logistique

• Fournir des rapports mensuels au chef de mission, au coordonnateur régional de la logistique et de l'approvisionnement (par l'intermédiaire du PGI) et aux personnes concernées sur l'évolution des projets et des missions du point de vue technique et logistique, et proposer des corrections si nécessaire.
• S'assurer que les données remontées dans le logiciel INTERSOS Logistics (Intersos Management Platform - IMP) sont correctement utilisées et exactes. Assurer la formation du personnel de la mission si nécessaire et soutenir la mise en œuvre du logiciel INTERSOS Logistics dans les missions

Gestion de la chaîne d'approvisionnement et approvisionnement

• Suivi de la performance globale de l'approvisionnement pour la mission. Assurer une planification efficace et rentable de l'approvisionnement en assurant la liaison avec le personnel technique, le coordonnateur sur le terrain et/ou les chefs de projet. Veiller à ce que les plans d'approvisionnement en ligne soient créés sur IMP et à jour, tout en garantissant le respect à tout moment des politiques et procédures d'approvisionnement d'INTERSOS et des bailleurs de fonds. Recherche pour déterminer les meilleurs produits et fournisseurs en termes de meilleur rapport qualité-prix, délais de livraison et qualité
• Assurer la coordination avec le département de l'administration et des finances pour s'assurer que les processus de paiement aux fournisseurs sont effectués à temps et dans le respect des systèmes financiers.
• Planifier et effectuer des vérifications sur le terrain pour s'assurer de l'uniformité du processus, de l'application et du maintien de la documentation et du classement appropriés.
• Élaborer et mettre en œuvre des instructions, des politiques et des procédures de gestion des contrats de service. Examiner et réévaluer les contrats de service existants et superviser les loyers réguliers, les paiements de services publics (c'est-à-dire l'électricité, l'eau, le gaz, etc.), les contrats d'entretien des bureaux et des maisons d'hôtes et les procédures relatives aux coûts de fonctionnement. Veiller à ce qu'ils soient correctement pris en charge par l'officier de la logistique et de l'approvisionnement et les assistants, l'administration et/ou les points focaux.
• Aperçu du fait que le gestionnaire de l'approvisionnement/adjoint et le coordonnateur sur le terrain (agent(e) de la logistique et de l'approvisionnement tiennent à jour une liste de fournisseurs préqualifiés par base
• Est responsable d'assurer le bon stockage de tous les matériaux du projet dans l'entrepôt/stock, dans le respect des SOP d'approvisionnement d'INTERSOS et des contrôles d'inventaire réguliers tous les trimestres
• Vérifier et coordonner avec le personnel logistique que les livraisons de marchandises sont effectuées comme prévu et correctement stockées
• Préparer et lancer les documents d'appel d'offres en coordination avec l'équipe d'approvisionnement

Gestion des transports

• S'assurer que le modèle de gestion de flotte d'INTERSOS, les protocoles de sécurité des mouvements et le manuel d'identité de la marque sont appliqués dans les missions - la flotte est vérifiée et régulièrement entretenue, les véhicules sont assurés et les taxes sont payées.
• Assurer le suivi de la surveillance adéquate de la consommation de carburant et de l'utilisation du carnet de bord des véhicules, du carnet d'entretien, du carnet d'huile et d'autres formats et modèles de flotte par le personnel logistique du coordonnateur sur le terrain. S'assurer que la documentation appropriée des véhicules (c.-à-d. location, assurance, inspection mécanique, etc.) est correctement gérée par le personnel de la logistique.
• Contribuer à l'élaboration d'approches durables en matière de gestion des transports en rationalisant la politique environnementale d'INTERSOS et les suggestions des bureaux régionaux.
• Gestion des installations et des communications
• Superviser l'installation et l'entretien d'espaces de bureaux fonctionnels et d'installations de maisons d'hôtes avec des conditions de vie adéquates et conformément aux normes minimales et au manuel d'identité de marque d'INTERSOS. S'assurer de l'application des mesures de sûreté et de sécurité définies et effectuer des visites d'inspection pour évaluer les besoins de réhabilitation des installations
• Veiller à ce que les installations disposent d'une infrastructure et d'un équipement informatiques et de communication appropriés pour assurer la maintenance des plates-formes logicielles INTERSOS et conformément aux politiques et procédures - permettant une communication permanente entre les immobilisations, les projets, les bases et le siège et une bonne gestion des bases. S'assurer que tous les membres du personnel de la mission reçoivent une formation adéquate sur l'utilisation de l'équipement de communication disponible (p. ex., téléphones satellites, radios HF/VHF, ordinateurs, etc.)
• Contribuer à l'élaboration d'approches durables en matière de gestion des installations en rationalisant la politique environnementale d'INTERSOS et les suggestions des bureaux régionaux.

Gestion d'actifs

• Superviser l'achat, l'utilisation et l'entretien des actifs informatiques, de l'équipement de bureau et de projet, ainsi que des outils de communication, tout en veillant à ce que tous les actifs de la mission enregistrés dans le PGI soient documentés, qu'ils reçoivent des numéros d'actifs INTERSOS uniques, qu'ils soient étiquetés et enregistrés conformément aux politiques et procédures de gestion des actifs.
• Rapportez la liste des actifs à la fin du projet et supervisez le transfert des actifs en fonction de la destination définie avec le service des programmes
• Superviser la vérification régulière des immobilisations tous les trimestres

Gestion des ressources humaines

• Coordonner l'équipe logistique et participer aux processus RH (recrutement, formation, briefing/débriefing, évaluation, potentiel, détection, développement du personnel et communication interne) afin d'assurer à la fois le dimensionnement et la quantité de connaissances requises pour les activités dont il est responsable

Sécurité appliquée

• En collaboration avec le Chef de Mission et le Coordonnateur de la Sécurité (le cas échéant), il est chargé de co-définir et de suivre les aspects techniques de la politique de réduction des risques, du transport, de la communication, de la protection, de l'identification et de la préparation des aspects techniques de la politique et des directives de sécurité de la mission, du plan d'évacuation et du plan d'urgence, du suivi quotidien des règles de sécurité et du signalement au Chef de Mission de tout problème. À cette fin, en l'absence d'un point focal dédié à la sécurité, le coordonnateur logistique doit créer un environnement approprié pour faciliter l'échange d'informations sur les situations de sécurité. Il s'agit de la sauvegarde de sécurité en l'absence du chef de mission.