Effectuer une analyse des dépenses, identifier les catégories prioritaires communes à toutes les OCs et fournir une feuille de route de mise en œuvre.

• Sur la base des informations fournies par les points focaux des achats des OCs (Coordinateur Supply / logistique, SCTL et/ou responsables des achats), établir une cartographie des dépenses pour identifier les priorités d'approvisionnement (fournisseurs clés et catégories).
• En collaboration avec le Comité de Pilotage, définir la stratégie d'approvisionnement intersectionnelle incluant les catégories à gérer au niveau intersectionnel et son plan de mise en œuvre.

   

2. Définir et monitorer les fournisseurs intersection pour les catégories prioritaires

• Créer une feuille de route pour la mise en œuvre des activités identifiées.
• Monitorer les fournisseurs actuellement sous contrat intersection pour le carburant, le transit et le gaz.
• Standardiser les listes des articles les plus couramment utilisés par catégorie dans les contrats communs entre les 4 OCs pour les catégories prioritaires sélectionnées.
• Identifier les marchés et fournisseurs potentiels localement et régionalement en coordination avec d'autres opérations MSF dans d'autres pays (par exemple, OCG au Cameroun) pour les besoins communs.
• Diriger les processus d'appels d'offres ouverts pour les catégories et articles communs, en se concentrant sur l'efficacité, l'agilité, la qualité et le prix.
• Comprendre les outils d'approvisionnement et adapter les critères de sélection au contexte, encoder les données issues des divers appels d'offres et fournir une analyse pour soutenir les Coordinateurs Supply dans leur prise de décision.
• S'assurer de pratiques d'achat durables lors de la sélection des fournisseurs pour les catégories prioritaires et engager les fournisseurs actuels dans les ambitions durables de MSF.
• • Évaluer la compétitivité des prix contractuels des contrats intersection avant renouvellement.
  • Évaluer systématiquement la performance des fournisseurs sélectionnés pour les catégories prioritaires à l'aide d'outils d'évaluation et prendre des mesures correctives si nécessaire.
  • Suivre physiquement les contrats et archiver systématiquement ceux-ci, mettre à jour l'outil de catalogue des prix utilisé sur la mission et le rendre accessible à toutes les parties concernées.

     

  3. Créer et gérer un réseau fonctionnel pour les achats intersection

  • Organiser des réunions d’achat intersection au moins une fois par mois.
  • Briefer les nouveaux points focaux achat / Supply de la mission et répondre à d’autres demandes de briefing ad hoc.
  • S'assurer que les départements financiers reçoivent leurs copies des contrats et soient informés pour vérifier si les prix facturés sont conformes aux prix convenus.
  • Veiller à ce que les produits soumis à la TVA soient répertoriés en collaboration avec le BIP (bureau des protocoles) et que l'application de l'exonération de la TVA soit accrue.
  • Garantir la cohérence entre les termes contractuels des fournisseurs et les documents nécessaires pour l'application de l'exonération de TVA.
  • Faire du réseautage avec d'autres organisations – Ex. Log Cluster et autres plateformes.
  • Coordonner le travail avec les Responsable achats des OCs (PMs) afin d'éviter les chevauchements et la concurrence sur les mêmes activités. Le IPM se concentrera sur les catégories mutualisées convenues tandis que les PMs se concentreront sur les priorités propres à chaque OC, tout en collaborant étroitement sur les besoins opérationnels.
  • Assurer l'implication adéquate des parties prenantes clés, y compris les référents techniques pour la validation des sources et des articles, afin de garantir une mise en œuvre réussie de la stratégie d’achat.
  • Communiquer en temps opportun sur les problèmes, opportunités ou toute mise à jour importante liée à l'activité achat intersection.
  • Fournir un soutien technique et accompagner le personnel des OCs pour contribuer au développement des meilleures pratiques et des capacités en matière d’achats.

  Hors périmètre:

  • Passer les commandes aux centrales d’achat.
  • Validation technique des sources pour les articles logistiques et médicaux nécessitant une telle validation.
  • Activités transactionnelles : placement des commandes, réception des marchandises et facturation restent du ressort de chaque OC.