Responsabilités et activités à réaliser
1- Participer à la gestion sécuritaire de la mission:
■ Assure une veille contextuelle quotidienne du pays et plus particulièrement de nos zones d'intervention (affrontement, mouvement de population, incident manifestation etc .. ) ; ainsi que la dynamique régionale à travers un maximum de canaux/ sources différent(e)s.
■ Développe et renseigne un répertoire de contacts de différentes natures dans les différentes zones d'intervention de PUI
■ Centralise et compile formellement les informations sécuritaires par zone. Tient à jour un fichier de suivi des incidents sécuritaire.
■ Analyse de manière neutre les risques potentiels à venir, et formule ses recommandations afin de réduire l'exposition au risque.
■ Informe de façon formelle et très régulière le Chef de mission elle/ou le Coordinateur support de toutes les informations et analyses sécuritaire.
■ Effectue de manière périodique une évaluation complète des installations, règles et pratique sécuritaires de chacune des bases d'intervention PUI en RCA
■ Formule 'des recommandations d'amélioration des installations, règles et bonnes pratiques
■ Propose, organise et effectue des formations régulières de sécurité à différents employés de PUI (chauffeurs ,· gardiens équipes terrain) sur le contexte, les risques, les règles et bonnes pratiques
■ Organise et effectue un briefing de sécurité a tout nouvel employé expatrié (historique, contexte, risques pratiques prenantes)
■ Participe à la mise à Jour des plans de sécurités et des documents de suivi sécuritaire de la mission.
■ Assurer la partie opérationnelle de la sécurité (matériel, bâtiments et installations liés à la sécurité) sont présents et en bon état de fonctionnement dans le respect du plan de sécurité.
2- Gestion administrative, juridique et logistique
■ Effectuer toutes les formalités administratives de la mission (agrément, conventions de collaboration et d'établissement, autorisation d'importation, etc.) et s'assurer des bonnes relations avec la Direction générale de l'immigration pour les visas, la Direction générale de la douane, le Ministère de la Santé, le SPONG, etc.
■ S'assurer que les documents de suivi des activités (PTPA, Plan d'harmonisation des rapports d'activités, etc.) sont transmis dans les délais auprès des organismes habilités.
■ Rédiger /'ensemble des correspondances écrites et en assurer la gestion administrative : envoi, réception et classement
■ Récupérer/centraliser les boarding pass (billet UNHAS cacheté, carte d'embarquement,) du personnel national et international et les transmettre au coordinateur support
■ Archiver tous les documents administratifs de la mission
■ S'assurer du suivi des dossiers juridiques, en lien avec l'avocat, le coordinateur support et le chef de mission
■ Participe à la veille juridique (lois et décrets régissante les ONGs)
■ Assurer le suivi des documents administratives des véhicules (assurance, 018, etc.)
3. Gestion administrative des ressources humaines expatriés
■ Assurer le suivi des visas et cartes de séjour des expatriés (demande, obtention et renouvellement)
■ Constituer le dossier individuel de chaque expatrié de la mission au niveau de la coordination (partir du dossier établi lors de l'arrivée et établissement du visa et/ou de la carte de séjour, validité du badge PUI)
4- Gestion d'équipe
■ Superviser directement les agents d'entretien bureau et Guest house.
■ Fixer les objectifs et Réaliser des évaluations régulières de chaque membre de l'équipe.
■ Superviser directement les agents d'entretien bureau et Guest house.
■ Fixer les objectifs et Réaliser des évaluations régulières de chaque membre de l'équipe.
■ Participe à la mise à jour des plans de sécurités et des documents de suivi sécuritaire de la mission.
■ Rencontre avec les autorités traditionnelles, militaires, humanitaires.
■ Participe aux réunions Gardiens/chauffeurs vérifie le matériel.
■ Participes aux réunions sécu en capitale (INSO, Forum humanitaire)
■ Rend compte de manière écrite et orale au Chef de mission sur ces rencontres et réunions.