Le/la Chargé·e de suivi subventions et rapports travaille sous la supervision directe de l’Adjoint/e Directeur Pays aux programmes (ADPP) et en lien étroit avec les Responsables de projets et le/la Coordinateur/trice terrain Birao.

Il/elle assume les responsabilités suivantes :

Soutenir la coordination interne et externe

• Assurer la prise de notes lors des réunions de coordination, rédiger les comptes rendus, les faire valider par l’équipe, puis les archiver. ;
• Assurer une bonne gestion des flux d’information entre la mission et le siège ainsi qu’au sein de la mission ;
• En lien avec l’ADPP et les CdP techniques, assurer, dans la mesure du possible une représentation efficace de TGH aux réunions de coordination humanitaire externes (CCO – CT communication, clusters, partenaires, etc.) et en rendre compte dans des CR. En dehors de ces réunions, assurer une bonne gestion des flux d’informations entre TGH et les différents clusters (rapportage des activités mise en place) ;
• Assurer l’archivage des documents opérationnels (physique et numérique) au niveau de la mission, en lien avec la Chargée de conformité ;
• Assurer la capitalisation des documents programmatiques de la mission ;
• Participer à la définition et à la mise en œuvre de la stratégie mission.

Soutenir la recherche de fonds au niveau de la mission

• En lien avec le Directeur Pays et l’ADPP, assurer une veille active des opportunités de financement au niveau du pays ;
• Pour chaque proposition, s’assurer de la bonne compréhension des directives du bailleur dans l’équipe chargée de la préparation du dossier (partage des guidelines, templates, etc.)  ;
• Participer activement à la coordination et à l’élaboration des propositions de projet sous la responsabilité de l’ADP, dont la définition de la logique d’intervention, la rédaction des documents narratifs (en français et en anglais), la construction du cadre logique et des annexes, en lien avec les équipes programme, techniques et support. Tout au long du processus, le Directeur Pays et le Coordinateur Terrain apportent un appui stratégique et technique. A cet égard, le Chargé de suivi subventions et rapports sera amené à participer à certaines discussions avec les partenaires techniques et financiers de TGH en RCA.

Coordonner la production de rapports narratifs réguliers, précis et analytiques pour les projets en cours

• Remplir et assurer le respect du calendrier reporting et du Grant Tracker : mettre à jour l’outil, s’assurer des du respect des deadlines sur le terrain, faire le lien entre le siège et la mission ;
• Proposer, diffuser et assurer le suivi des rétroplannings de rédaction pour tous les rapports et les propositions de projets ;
• En lien avec les coordinateurs et les responsables de projet concernés, coordonner la collecte des données nécessaires à la préparation des rapports et des sitreps bailleurs et s’assurer de leur cohérence et leur précision, notamment avec la proposition de projet initiale ou les rapports précédents ;
• Assurer la conformité des rapports avec les directives des bailleurs de fonds (structure, contenu, forme), en lien avec le Directeur Pays, l’ADPP et le desk ;
• Contribuer àRéaliser la rédaction des rapports narratifs (en français et en anglais) incluant photos, graphiques, cartes et les annexes nécessaires, en bonne coordination avec les responsables de projet concernés, le Directeur Pays , l’ADPP et le siège (desk et cellules techniques) ;
• Effectuer des visites de terrain, nécessaires à la bonne compréhension du contexte des projets et la collecte de données.

Contribuer à la création et à la mise à jour des outils de communication

• Répondre aux demandes du siège en termes de communication, telles que les contributions à la newsletter trimestrielle, au site internet, au journal annuel et au rapport d’activité ;
• Mettre à jour la ‘plaquette communication’ de la mission TGH en RCA
• S’assurer de l’archivage des photos sur le Workspace ;
• Participer à la création de publications à destination des réseaux sociaux de TGH, en lien avec le siège ;
• Participer aux réunions et événements de communication sur le terrain (Journée mondiale des ONG, Journée mondiale de l’action humanitaire, etc.) ;
• Appuyer la mission dans les besoins de communication, selon les projets (ex : développement de support de communication pour un projet spécifique, etc.).

Autres

• Soutenir de manière ad hoc le Directeur Pays, ADPP, et le desk sur d’autres tâches nécessaires à la bonne marche de la mission ;

Ces responsabilités pourront être revues en fonction des évolutions des besoins sur le terrain.

Sécurité, conditions de travail et de vie

Le contexte sécuritaire instable et volatile impose le respect de règles de sécurité parfois contraignantes.

Les déplacements sur le terrain sont possibles mais nécessitent une analyse préalable et les déplacements en ville ne sont en général pas sujets à restriction, sauf tension en ville. TGH est un acteur humanitaire connu et apprécié dans les zones où elle intervient.

A Bangui, les expatriés disposent de chambres individuelles dans deux maisons partagées situées sur deux concessions. Une des maisons est située dans la même concession que le bureau. Une connexion wifi satisfaisante est disponible sur les deux concessions. Il est possible et autorisé à Bangui de se rendre dans de nombreux restaurants, bars, complexes sportifs, supermarchés, magasins, marchés…